Sistema di videosorveglianza: quali adempimenti privacy?

Sistema di videosorveglianza: quali adempimenti privacy?

La società, l’ente o il professionista che decide di installare un sistema di videosorveglianza deve considerare, fin dalla fase di pianificazione e progettazione, i profili legati al trattamento dei dati, osservando gli adempimenti previsti dalla normativa privacy vigente (il riferimento è al Regolamento UE 2016/679 – di seguito anche “Regolamento” o RGPD – e al D. Lgs. 196/03, così come modificato dal D. lgs. 101/18) e tenendo presente quanto contenuto nelle Linee guida 3/2019 del Comitato europeo per la protezione dei dati sul trattamento attraverso la videosorveglianza.

Perché l’installazione di un sistema di videorveglianza comporta degli obblighi in materia di privacy?

L’immagine che ritrae la persona o la targa del veicolo che accede alle aree sottoposte a videosorveglianza è un dato personale e, in quanto tale, può essere acquisita, conservata e utilizzata solo nel rispetto della normativa di settore.

Quali in concreto le regole da osservare?

Si riportano di seguito, in modo schematico, le principali regole che, la società, l’ente o il professionista, quale titolare del trattamento, deve osservare per installare e utilizzare un sistema di videosorveglianza nel rispetto della normativa privacy vigente.

  • Analizzare la finalità per cui si intende installare il sistema di videosorveglianza e individuare la base giuridica su cui fondare il trattamento – costituita, in generale, per la videosorveglianza, dal legittimo interesse (per cui si rinvia all’art. 6 lett. f del Regolamento).
  • Valutare se, anche ove non si rientri in alcuna ipotesi in cui sia obbligatorio nominare un Responsabile per la protezione dei dati (o Data Protection Officer), possa essere utile, per il trattamento svolto, procedere alla sua designazione su base volontaria (nel rispetto di quanto prescritto dagli articoli 37, 38 e 39 del Regolamento).
  • Effettuare una valutazione di impatto sulla protezione dei dati (in base all’art. 35 del Regolamento) se il sistema di videosorveglianza comporta un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche (si pensi, ad esempio, all’installazione di un sistema di videosorveglianza intelligente, a registrazioni per cui si rende necessario una conservazione per un lungo periodo, all’installazione di telecamere per la ripresa di zone accessibili al pubblico in cui può transitare un numero elevato di soggetti o ad aree in cui i dipendenti svolgono la loro attività).
  • Scegliere le modalità di ripresa e/o registrazione e il posizionamento delle telecamere in modo che siano inquadrate le sole aree di pertinenza nei limiti di quanto necessario per le finalità perseguite, prestando attenzione affinchè le telecamere non inquadrino zone che richiedono massima riservatezza (come bagni o spogliatoi).
  • Nel caso di ripresa di luoghi di lavoro, attivarsi per raggiungere, prima dell’installazione del sistema di videosorveglianza, apposito accordo con i sindacati o, in assenza, per ottenere l’autorizzazione dall’ispettorato del lavoro, ai sensi dell’art. 4 dello Statuto dei lavoratori, la cui inosservanza comporta, tra l’altro, anche la violazione del principio di liceità previsto dall’art. 5 del Regolamento.
  • Collocare prima del raggio di azione della telecamera un cartello (che costituisce un’informativa di primo livello) con cui si segnali la presenza del sistema di videosorveglianza e si riportino le informazioni minime sul trattamento e le modalità con cui l’interessato possa conoscere tutte le ulteriori informazioni complete prescritte dalla normativa.
  • Mettere a disposizione delle persone che accedono ai locali oggetto di ripresa un’informativa contenente tutte gli elementi stabiliti dall’art. 13 del Regolamento.
  • Individuare le persone autorizzate a visionare e accedere alle immagini e fornire le istruzioni relative alle operazioni di trattamento consentite.
  • Sottoscrivere apposito accordo sul trattamento dei dati tra titolare e responsabile del trattamento con i soggetti cui sono delegate eventuali attività che comportano la gestione delle immagini per conto del titolare (si pensi a società di vigilanza o a professionisti che si occupano della manutenzione dei sistemi).
  • Proteggere i dati raccolti mediante i sistemi di videosorveglianza con misure di sicurezza adeguate ai rischi, prestando attenzione, tra le altre, alla cifratura dei dati, alla gestione di password per l’accesso e al sistema di cancellazione delle immagini registrate allo scadere del termine previsto.
  • Limitare il tempo di conservazione delle immagini a poche ore o, al massimo, alle ventiquattro ore successive alla rilevazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura o casi in cui si debba aderire ad una specifica richiesta investigativa dell’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria; si precisa che la particolare rischiosità dell’attività svolta dal titolare o le peculiari esigenze possono giustificare un tempo più ampio di conservazione dei dati, che non può superare comunque la settimana, a meno che non venga effettuata una specifica valutazione di impatto.
  • Verificare i sistemi e le procedure che consentono di rilevare eventuali violazioni dei dati personali, ossia violazioni di sicurezza che comportano – accidentalmente o in modo illecito – la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata o l’accesso ai dati, tenendo presente l’obbligo di notificare la violazione subita al Garante privacy entro 72 ore, a meno che sia improbabile che la stessa comporti un rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche.