Il termine “dichiarazione di conformità” si riferisce a due diverse dichiarazioni previste da due differenti normative e precisamente:

• DM 37/2008 in materia di installazione di impianti all’interno degli edifici
• D. Lgs. 196/2003 in materia di protezione dei dati personali

Il DM 37/2008 si applica a varie tipologie di impianti posti al servizio degli edifici, indipendentemente dalla destinazione d’uso, collocati all’interno degli stessi o delle relative pertinenze.

Tra gli impianti per cui trova applicazione il citato decreto vanno richiamati, ad esempio, gli impianti di videosorveglianza e di identificazione targhe, il cui impiego rileva anche in termini di protezione dei dati personali atteso che un’immagine che ritrae un certo soggetto o il numero di targa di un’autovettura rientrano a pieno titolo tra le informazioni che possono essere trattate solo nel rispetto della normativa di settore (D. lgs. 196/2003).

La dichiarazione di conformità nel Codice privacy

Chi tratta dati personali è tenuto ad adottare specifiche misure minime di sicurezza volte ad assicurare un livello minimo di protezione dei dati personali.

Nel caso in cui il trattamento dei dati venga effettuato tramite strumenti elettronici, il titolare dovrà adottare le misure prescritte dall’art. 34 del Codice Privacy e osservare le specifiche di cui al Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza contenuto nell’allegato B al Codice.

Se il titolare adotta misure minime di sicurezza avvalendosi di soggetti esterni alla propria struttura, in base a quanto previsto dal punto 25 del disciplinare tecnico, per provvedere alla esecuzione deve ricevere dall’installatore una descrizione scritta dell’intervento effettuato che ne attesti la conformità alle disposizioni del disciplinare tecnico.

Si tratta di un aspetto spesso tralasciato ma che riveste invece notevole rilievo.

Sono infatti numerose le ipotesi in cui una società si avvale di un soggetto esterno in relazione all’adozione delle misure di sicurezza e, tra le altre, va anche richiamata l’installazione di un sistema di videosorveglianza, la cui gestione richiede peraltro, oltre al rispetto delle misure di sicurezza minime previste dal Codice Privacy e dal suo allegato B, anche quelle di cui al Provvedimento del Garante privacy del 2010 in materia di videosorveglianza.

Pertanto, è vero che gli obblighi di sicurezza incombono in capo al committente – titolare del trattamento, ma occorre ricordare che, se quest’ultimo decide di avvalersi di un soggetto terzo, dovrà farsi rilasciare una dichiarazione di conformità ai sensi del punto 25 dell’Allegato B del Codice Privacy, ossia una dichiarazione con cui il soggetto esterno descrive l’intervento effettuato e ne attesta la conformità rispetto alle misure minime di sicurezza.

La dichiarazione di conformità nel DM 37/2008

Tra gli obblighi che il DM 37/2008 individua in capo all’installatore, vi è quello di rilasciare al committente, al termine dei lavori e previa effettuazione delle verifiche previste dalla normativa vigente, comprese quelle di funzionalità dell’impianto, la dichiarazione di conformità (cfr. art. 7 DM 37/2008), ossia una dichiarazione con cui l’installatore attesta di aver realizzato l’impianto secondo la regola dell’arte, che richiede il rispetto della vigente normativa e delle norme dell’UNI, del CEI o di altri Enti di normalizzazione appartenenti agli Stati membri dell’Unione europea o che sono parti contraenti dell’accordo sullo spazio economico europeo  (cfr. art. 6 DM 37/2008).

La dichiarazione di conformità viene resa dall’installatore sulla base del modello di dichiarazione allegato al DM 37/2008 e contiene, nella sua prima parte, i dati dell’installatore e del committente, una descrizione schematica dell’impianto eseguito e le indicazioni in ordine al luogo in cui lo stesso è stato installato e alla destinazione d’uso dell’edificio e, nella seconda parte, le attestazioni relative all’operato dell’installatore, che dichiara, sotto la propria personale responsabilità, che l’impianto è stato realizzato in modo conforme alla regola dell’arte, tenuto conto delle condizioni di esercizio e degli usi a cui è destinato l’edificio, avendo in particolare,  rispettato il progetto redatto, seguito la normativa tecnica vigente, installato componenti e materiali idonei e controllato l’impianto ai fini della sicurezza e della funzionalità con esito positivo.

Della dichiarazione di conformità fanno parte integrante la relazione contenente la tipologia dei materiali impiegati e il progetto, per cui l’installatore deve prestare attenzione in fase di compilazione di tale certificato, non solo in ordine alle dichiarazioni rese, ma anche con riferimento ai documenti obbligatori da allegare, indicati comunque nel dettaglio nel citato modello di dichiarazione.