Il 13 agosto 2022 è entrato in vigore il Decreto Legislativo 104 del 2022 (noto anche come “Decreto Trasparenza”) di attuazione della Direttiva UE 2019/1152 relativa a condizioni di lavoro trasparenti e prevedibili nell’Unione europea.

Il Decreto Trasparenza, nel disciplinare il diritto all’informazione sugli elementi essenziali del rapporto di lavoro e sulle condizioni di lavoro e la relativa tutela, introduce anche specifici obblighi informativi nel caso di utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati deputati a fornire indicazioni rilevanti ai fini della assunzione o del conferimento dell’incarico, della gestione o della cessazione del rapporto di lavoro, dell’assegnazione di compiti o mansioni nonchè indicazioni incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori.

I nuovi obblighi informativi sono introdotti dall’art. 4 del Decreto Trasparenza, che inserisce, dopo l’art. 1 del d. lgs. 152 del 1997, il nuovo art. 1-bis, la cui rubrica è “ulteriori obblighi informativi nel caso di utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati”.

Cosa prevede nel dettaglio il nuovo art. 1 bis introdotto dal decreto trasparenza

Dal 13 agosto 2022, secondo quanto stabilito dal comma 1 del nuovo art. 1 bis del d. lgs. 152 del 1997, “il datore di lavoro o il committente pubblico e privato è tenuto a informare il lavoratore dell’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati deputati a fornire indicazioni rilevanti ai fini della assunzione o del conferimento dell’incarico, della gestione o della cessazione del rapporto di lavoro, dell’assegnazione di compiti o mansioni nonché indicazioni incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori”.

Esempi di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati sono i sistemi utilizzati in fase di recruiting per selezionare e decidere se assumere un candidato, i sistemi di videosorveglianza  volti a monitorare  aree aziendali, i sistemi di geolocalizzazione installati sui veicoli assegnati ai lavoratori …

Considerando la tipologia di sistemi a cui si fa riferimento, dal cui impiego potrebbe derivare anche  la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori, il legislatore stabilisce che “resta fermo quanto disposto dall’articolo 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300”, disposizione che – come noto – limita la possibilità di impiegare strumenti di controllo alle sole esigenze organizzative e produttive, alla tutela del patrimonio e alla sicurezza del lavoro, previo accordo sindacale o, in mancanza, autorizzazione dell’ispettorato del lavoro.

Per adempiere agli obblighi informativi relativi all’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati previsti dal decreto trasparenza, il comma 2 del nuovo art. 1 bis stabilisce che il datore di lavoro o il committente, unitamente alle ulteriori informazioni sul rapporto di lavoro (per cui si rinvia alla lettura del nuovo art. 1 del d. lgs. 152 del 1997), è tenuto a fornire al lavoratore, prima dell’inizio dell’attività lavorativa, le seguenti informazioni:

a) gli aspetti del rapporto di lavoro sui quali incide l’utilizzo dei sistemi;

b) gli scopi e le finalità dei sistemi;

c) la logica ed il funzionamento dei sistemi;

d) le categorie di dati e i parametri principali utilizzati per programmare o addestrare i sistemi, inclusi i meccanismi di valutazione delle prestazioni;

e) le misure di controllo adottate per le decisioni automatizzate, gli eventuali processi di correzione e il responsabile del sistema di gestione della qualità;

f) il livello di accuratezza, robustezza e cybersicurezza dei sistemi e le metriche utilizzate per misurare tali parametri, nonché gli impatti potenzialmente discriminatori delle metriche stesse.

Si tratta di informazioni dettagliate da integrare, evidentemente, con quelle che occorre fornire ai lavoratori sulla base dell’art. 13 del Regolamento generale sulla protezione dei dati (Regolamento UE 2016/679) e, nel caso di sistemi di controllo a distanza, dell’art. 4, comma 3, dello Statuto dei lavoratori (legge 300/1970).

Per garantire la corretta informazione, al comma 5, è previsto l’obbligo di comunicare ai lavoratori, con un preavviso di almeno 24 ore, eventuali modifiche incidenti sulle informazioni fornite sulla base del nuovo art. 1 bis che comportino variazioni delle condizioni di svolgimento del lavoro,.

Una precisazione sulle informazioni per cui trovano applicazione gli obblighi informativi relativi all’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati è contenuta nel comma 8 dell’art. 1 bis, dove è espressamente indicato che tali obblighi non si applicano ai segreti commerciali di cui all’art. 98 del Codice della proprietà industriale.

Il comma 3 del nuovo art. 1 bis riconosce al lavoratore, direttamente o per il tramite delle rappresentanze sindacali aziendali o territoriali, il diritto di accedere ai dati e di richiedere ulteriori informazioni concernenti gli obblighi informativi suddetti, stabilendo che il datore di lavoro o il committente debbano trasmettere i dati richiesti e rispondere per iscritto entro trenta giorni. Si tratta del medesimo termine previsto anche dal Regolamento UE 2016/679 per dare riscontro ad eventuali richieste con gli interessati esercitano i diritti previsti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali.

Il comma 4 dell’articolo di recente introduzione stabilisce poi che “il datore di lavoro o il committente sono tenuti a integrare l’informativa con le istruzioni per il lavoratore in merito alla sicurezza dei dati” e ad aggiornare il registro dei trattamenti riguardanti le attività svolte tramite i sistemi decisionali o di monitoraggio. Qui il legislatore ha erroneamente richiamato l’informativa unitamente alle istruzioni e non si comprende se intendesse richiedere al datore di lavoro o al committente di inserire nell’informativa le informazioni sulla sicurezza dei dati o di riportare le istruzioni in merito alla sicurezza dei dati all’interno delle nomine o incarichi forniti alle persone autorizzate al trattamento.

Per verificare che gli strumenti utilizzati per lo svolgimento della prestazione lavorativa siano conformi alle disposizioni previste dal Regolamento UE 2016/679, è stabilito poi, nel medesimo comma 4 del nuovo art. 1 bis, che il datore di lavoro o il committente debbano effettuare un’analisi dei rischi e una valutazione d’impatto degli stessi trattamenti, procedendo a consultazione preventiva del Garante per la protezione dei dati personali ove sussistano i presupposti di cui all’articolo 36 del Regolamento medesimo.

Il comma 6 dell’art. 1 bis precisa che tutte le informazioni e i dati da fornire ai lavoratori nell’adempimento degli obblighi informativi introdotti dal decreto trasparenza nel caso di utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati debbano essere comunicati in modo trasparente, in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.

Il legislatore, al medesimo comma, stabilisce poi l’obbligo di effettuare la comunicazione delle medesime informazioni e dati anche alle rappresentanze sindacali aziendali ovvero alla rappresentanza sindacale unitaria e, in assenza delle predette rappresentanze, alle sedi territoriali delle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale, prevedendo che il Ministero del lavoro e delle politiche sociali e l’Ispettorato nazionale del lavoro possano richiedere la comunicazione delle medesime informazioni e dati e l’accesso agli stessi.

Le sanzioni per le violazioni del nuovo art. 1 bis introdotto dal decreto trasparenza

La violazione delle disposizioni contenute nell’art. 1-bis del d. lgs. 152/97 è sanzionata dal nuovo art. 19, comma 2, del d.lgs. 276/2003 con una sanzione amministrativa pecuniaria da 100 a 750 euro per ciascun mese di riferimento, ferma restando la configurabilità di eventuali violazioni in materia di protezione dei dati personali ove sussistano i presupposti di cui agli articoli 83 del Regolamento UE 2016/679 e 166 del d. lgs. 196 del 2003.

Come evidenziato nella circolare 4 del 2022 dell’Ispettorato nazionale del Lavoro, la sanzione va quindi applicata per ciascun mese in cui il lavoratore svolga la propria attività in violazione degli obblighi informativi in esame da parte del datore di lavoro o del committente.

Trattasi poi di una sanzione “per fasce” cosicché, ferma restando la sua applicazione per ciascun mese di riferimento, se la violazione si riferisce a più di cinque lavoratori la sanzione amministrativa è da 400 a 1.500 euro. Se invece la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori, la sanzione va da 1.000 a 5.000 euro e non è ammesso il pagamento in misura ridotta e pertanto neanche la procedura di diffida ex art. 13 del D.Lgs. n. 124/2004.

Da ultimo, se la comunicazione delle informazioni e dati non viene effettuata anche alle rappresentanze sindacali aziendali ovvero alla rappresentanza sindacale unitaria o, in loro assenza, alle sedi territoriali delle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale, trova applicazione una sanzione amministrativa pecuniaria da 400 a 1.500 euro per ciascun mese in cui si verifica l’omissione.